Sprawozdanie roczne ADR/RID

Każdy uczestnik przewozu drogowego i kolejowego towarów niebezpiecznych, realizujący czynności związane z obrotem towarami niebezpiecznymi na pełnych przepisach Umowy ADR/Regulaminu RID, zobowiązany jest przedłożyć sprawozdanie roczne ze swojej działalności do odpowiednich władz.

Do kiedy ma na to czas? Do jakich władz powinno zostać przedłożone? Na co powinien zwrócić uwagę doradca DGSA przy sporządzaniu tego dokumentu?

Na wszystkie pytania odpowiadam poniżej.

Transport drogowy i kolejowy (ADR i RID)

• Kto powinien sporządzić sprawozdanie? Doradca ds. bezpieczeństwa przewozu drogowego towarów niebezpiecznych posiadający ważne świadectwo doradcy z uprawnieniami z odpowiedniego zakresu – ADR i/lub RID.
• Kto jest odpowiedzialny za przedłożenie sprawozdania właściwym władzom? Podmiot uczestniczący w obrocie towarów niebezpiecznych, tzw. uczestnik przewozu.
• W ilu egzemplarzach sprawozdanie powinno zostać sporządzone? Sprawozdanie powinno być sporządzone minimum w dwóch egzemplarzach.
• Gdzie należy przedłożyć jeden egzemplarz sprawozdania? Jeden egzemplarz sprawozdania uczestnik przewozu drogowego powinien wysłać do wojewódzkiego inspektora transportu drogowego właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania. Natomiast w przypadku transportu kolejowego, uczestnik przewozu powinien wysłać jeden egzemplarz do Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego.
• Co należy zrobić z drugim egzemplarzem sprawozdania? Drugi egzemplarz sprawozdania rocznego uczestnik przewozu zobowiązany jest przechowywać w swojej siedzibie przez okres 5 lat od dnia jego wysłania.
• Do kiedy uczestnik przewozu ma czas na przedłożenie sprawozdania? Do dnia 28 lutego każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie.
• Jakie konsekwencje może ponieść uczestnik przewozu gdy nie przedłoży sprawozdania? Nieprzesłanie sprawozdania rocznego w ustawowo określonym terminie może skutkować nałożeniem finansowej sankcji karnej. Wysokość sankcji uzależniona jest od tego jak bardzo termin ten został przekroczony. Jeżeli od wyznaczonego ustawowo terminu (28.02) nie upłynęlo 14 dni – 200 zł, upłynęło co najmniej 14 dni – 2000 zł, upłynęły co najmniej 3 miesiące – 5000 zł.
• Jakie konsekwencje może ponieść doradca DGSA gdy nie sporządzi sprawozdania? Doradca, który nie sporządzi sprawozdania rocznego w sposób rażący narusza przepisy dotyczące przewozu towarów niebezpiecznych. Konsekwencją tego naruszenia może być cofnięcie świadectwa doradcy. Osoba, której cofnięto świadectwo doradcy, nie może uzyskać ponownie tego dokumentu przez okres 3 lat, licząc od dnia, w którym decyzja o cofnięciu świadectwa stała się ostateczna.

Na co DGSA powinien zwrócić uwagę przy sporządzaniu sprawozdania i przekazywaniu go przedsiębiorcy? Czyli… garść 10. wskazówek dla odpowiedzialnych doradców.

1. Pamiętaj o tym, aby w sprawozdaniu zaktualizować numer świadectwa doradcy. Uprawnienia DGSA recertyfikowane są co 5 lat, zmienia się więc również numer wydawanego dokumentu.
2. Poinstruuj uczestnika przewozu, żeby czytelnie podpisał się na każdej stronie sprawozdania rocznego w miejscu do tego przeznaczonym. Jeżeli podmiot jest spółką, podpisy powinny złożyć osoby, które zostały wskazane do reprezentacji jej w KRS.
3. Jeżeli posiadasz uprawnienia zarówno ADR, jak i RID, pamiętaj, że w transporcie drogowym w sprawozdaniu rocznym używamy całego wachlarza jednostek: kilogramy, litry, gramy i bekerele. Należy więc zastosować je adekwatnie do zestawianego materiału. Pamiętaj, że w części klas występują zarówno ciecze, jak i ciała stałe, więc strony z określonymi klasami (np. kl. 8, materiały żrące) będą dublowały się. Transport kolejowy natomiast charakteryzuje się dużą prostotą. W sprawozdaniu rocznym RID podajemy ilość towarów tylko w tonach.
4. Pamiętaj, że w sprawozdaniu rocznym z zakresu transportu drogowego (ADR) towary niebezpieczne wysokiego ryzyka (TWR) podawane są z numeru UN, natomiast w sprawozdaniu z zakresu kolejowego (RID) te same towary podaje się jako ilość ogólną w danej klasie, bez wskazywania numerów identyfikacyjnych.
5. Miej na uwadze, że sprawozdanie roczne nie obejmuje między innymi towarów, które były przewożone w ilościach mniejszych niż wskazane w ADR/RID, tj. na tzw. wyłączeniach. W związku z tym rozpatrz każdy transport w sposób indywidualny. Ponad osiemdziesięciu procentom moich kontrahentów sporządzam sprawozdania roczne na podstawie dokumentów przewozowych, dzięki czemu wiem, które ilości towarów rzeczywiście przewożone były na pełnych przepisach. W pozostałych przypadkach korzystam z prowadzonych ewidencji w których zebrane są tylko i wyłącznie ilości towarów, którymi obracano na pełnych przepisach ADR/RID. Reasumując – nie podliczamy wszystkiego, a weryfikujemy składowe, które powinny rzeczywiście zostać uwzględnione.
6. Formularz rocznego sprawozdania (przynajmniej dla mnie) jest dokumentem pozostawiającym wiele do życzenia, tj. niedopracowanym. Czasami bywa tak, że powstają pewne wątpliwości w związku ze sposobem jego uzupełnienia. W takiej sytuacji najlepiej jest skontaktować się z oddziałem WITD, a dokładniej inspektorem odpowiedzialnym za sprawozdania roczne i dopytać o jego oczekiwania, co w późniejszym czasie znacznie ułatwi mu weryfikację i opracowanie dokumentu. Pamiętaj też, że nie tylko czasy, ale również ludzie się zmieniają. Podczas mojej wieloletniej pracy zdarzyło mi się, że jeden z oddziałów skontaktował się ze mną z prośbą o korektę sprawozdania. Powód? Bardzo prosty! Najzwyczajniej w świecie w oddziale tym zmienił się inspektor odpowiedzialny za te dokumenty. O tyle, o ile jego poprzednik doskonale znał nasz uzgodniony, wypracowany schemat, to dla następcy było to niezrozumiałe i konieczne do… korekty. Po krótkiej rozmowie wyjaśniającej to, co autor miał na myśli, szybko doszliśmy do porozumienia i sprawozdanie zostało w pełni zaakceptowane bez potrzeby wykonywania korekt. Chcieć znaczy móc. 🙂
7. Sporządź sprawozdanie w trzech egzemplarzach. Dwa egzemplarze przekaż przedsiębiorcy, jeden zostaw dla siebie. Zadbaj o to, aby Twój egzemplarz był również opieczętowany i podpisany. Niestety sporządzenie sprawozdania rocznego to wciąż jeden z głównych obowiązków doradcy. Za zaniechanie tego obowiązku może zostać cofnięte świadectwo doradcy, gdyż niesporządzenie tego dokumentu uznawane jest za poważne naruszenie przepisów. Lepiej jest mieć więc niezbity dowód na rzetelne wykonywanie swoich obowiązków.
8. Przy przekazywaniu dwóch egzemplarzy sprawozdania rocznego dla uczestnika przewozu zadbaj o sporządzenie oświadczenia/pisma informacyjnego w dwóch, jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron, w którym zawrzesz informacje na temat tego, gdzie uczestnik przewozu powinien skierować sprawozdanie (dokładny adres WITD) oraz jak dlugo powinien przechowywać drugi egzemplarz. Zaznacz w oświadczeniu, że sprawozdanie roczne zostało sporządzone w oparciu o dane przekazane przez uczestnika przewozu.
9. Sporządź pismo przewodnie, które uczestnik będzie mógł dołączyć do sprawozdania rocznego. Dzięki temu komplet dokumentów będzie prezentował elegancko i sprawniej trafi w odpowiednie ręcę w inspektoracie.
10. Poinstruuj uczestnika przewozu, żeby wysłał dokumenty za potwierdzeniem odbioru. Niemniej jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na osobiste przedłożenie sprawozdania, poinformuj, że powinien zadbać o otrzymanie potwierdzenia wpłynięcia dokumentu.