12 najczęściej popełnianych błędów w sprawozdaniu rocznym ADR/RID
Obecny okres to bez wątpienia czas w którym doradcy DGSA kompletują dane do sprawozdań rocznych. Wzór dokumentu w którym dane te powinny zostać przekazane do właściwej władzy został określony w Rozporządzeniu MTBiGM z dn. 14 sierpnia 2012 r. w sprawie formularza rocznego sprawozdania z działalności w zakresie przewozu towarów niebezpiecznych oraz sposobu jego wypełniania (Dz. U. 2012 poz. 966). Uczestnicy przewozu towarów niebezpiecznych zobowiązani są przedłożyć ten dokument do dnia 28 lutego, do władz adekwatnych do danego rodzaju transportu.
Czy wszystkie formularze wypełnianie są w sposób prawidłowy przez doradców DGSA? Jakie błędy najczęściej są popełniane? Spróbuję odpowiedzieć na te pytania, na podstawie obserwacji, które udało mi się poczynić w trakcie audytów, które miałam przyjemność realizować w przedsiębiorstwach zaangażowanych w obrót towarami niebezpiecznymi.
Do sedna:
- Nieprawidłowy wzór formularza rocznego sprawozdania, tj. niezgodny ze wskazanym powyżej Rozporządzeniem MTBiGM.
- Uzupełniania formularza rocznego sprawozdania niezgodnie z wytycznymi Rozporządzenia MTBiGM.
- Nieuwzględnianie wszystkich towarów niebezpiecznych w których obrót było zaangażowane przedsiębiorstwo. Zliczane są głównie surowce produkcyjne, bez uwzględnienia materiałów pomocniczych typu: środki do utrzymania czystości, gazy techniczne do prac serwisowych, preparaty stosowane w oczyszczalniach, czy też materiały służące zapewnieniu komfortu termicznego, typu oleje opałowe.
- Zliczanie wszystkich materiałów, często na podstawie gotowych, sumarycznych ilości dla każdej klasy, w których obrót przedsiębiorstwo jest zaangażowane, bez wyłączenia ilości, które zostały przewiezione na wyłączeniach całkowitych i częściowych spod obowiązujących przepisów Umowy ADR lub Regulaminu RID.
- Niewskazywanie towarów dużego/wysokiego ryzyka (TDR/TWR) w obrót których zaangażowane jest przedsiębiorstwo.
- Nieumiejętne wskazywanie towarów dużego/wysokiego ryzyka (TDR/TWR) i ich ilości, w obrót których zaangażowane jest przedsiębiorstwo. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdzie przedsiębiorstwo manipuluje więcej niż jednym towarem dużego/wysokiego ryzyka w obrębie danej klasy.
- Wykazywanie ilości towarów przy nieodpowiednim sposobie przewozu (sztuki przesyłki/cysterna/luzem/MEMU) i czynności transportowej (pakowanie/napełnianie/załadunek/przewóz/rozładunek),
- Niestosowanie odpowiednich jednostek do wskazania ilości towarów niebezpiecznych w transporcie drogowym, w obrót których było zaangażowane przedsiębiorstwo. W tym zakresie trzeba mieć na uwadze, że w obrębie części klas występują zarówno materiały ciekłe, jak i stałe (np. kl. 6.1 – materiały trujące oraz kl. 8 – materiały żrące) oraz, że w obrębie klasy 2 występują gazy o różnym stanie fizycznym, a co za tym idzie, ich ilości powinny być wskazywane w kg lub l. W związku z powyższym, ilości materiałów należy więc wskazywać w jednostkach, które zostały wskazane w Rozporządzeniu.
- Niepodawanie przedsiębiorcom instrukcji dotyczących uzupełnienia egzemplarzy sprawozdania przez uczestnika przewozu – pieczęcią oraz czytelnym podpisem.
- Brak wytycznych odnośnie tego, kto, jako uczestnik przewozu powinien podpisać dokumenty, w zależności od formy prowadzenia działalności.
- Niepoinformowanie przedsiębiorcy o tym, do której jednostki inspekcyjnej powinien skierować sprawozdanie (transport drogowy, gdyż sprawozdanie należy kierować do WITD terytorialnie adekwatnego do siedziby przedsiębiorcy lub miejsca zamieszkania).
- I „najważniejsze”… 🙂 Brak znaku „X” w niewypełnionych rubrykach formularza rocznego sprawozdania.
Na koniec życzę powodzenia w eliminowaniu błędów z aktualnych sprawozdań… i naturalnie jak najszybszego uporania się z nimi!