Wysyłka próbek – jak robić to bezpiecznie i efektywnie?

W dzisiejszych czasach trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie jakiegokolwiek przedsiębiorstwa, które nie byłoby zaangażowane w wysyłkę próbek, niezależnie czy są to komponenty, produkty przejściowe, czy też produkty gotowe. Na podstawie moich codziennych obserwacji wynikających z tego, że większość mojej pracy poświęcona jest organizowaniu i doradzaniu przy takich wysyłkach, bez zastanowienia mogę stwierdzić, że najczęściej w proces ten angażuje się branża farmaceutyczna. Nie da się ukryć, że wynika to z jej specyfiki, gdyż pracuje z bardzo szerokim spektrum różnych indywiduów chemicznych, które klasyfikowane są kolejno jako towary niebezpieczne.

Wysyłki tego typu realizowane są z udziałem transportu drogowego lub drogowo-lotniczego. Najczęściej wykorzystywana jest ta druga możliwość ze względu na konieczność szybkiego dostarczenia próbek, które wymagają przewozu w określonym przedziale temperatur. Dzięki tym rozwiązaniom docierają na miejsce, charakteryzując się niezmienioną, pierwotną jakością.

Ze względu na restrykcje, które zostały narzucone przez firmy organizujące przewóz, przewoźników i poszczególne kraje, jednym z najbardziej wygodnych sposobów kierowania próbek do odbiorców jest wysyłka jako „Excepted Quantities” („EQ” – Towary niebezpieczne zapakowane w ilościach wyłączonych).

Kiedy próbka może być wysłana jako „EQ”?

Próbka może zostać wysłana jako „EQ”  jeżeli w wykazie towarów niebezpiecznych w kolumnie F (4.2 List of Dangerous Goods, IATA DGR – przewóz lotniczy)/kolumnie 7b (3.2 Tabela A, Umowa ADR – przewów drogowy) zostały wskazane kody alfanumeryczne od E1 do E5. Jeżeli natomiast w kolumnach tych figuruje kod E0, to próbka nie może zostać zapakowana jako ilość wyłączona „EQ”.

Fragment wykazu towarów niebezpiecznych – 4.2 List of Dangerous Goods, IATA DGR. Większość substancji czynnych klasyfikowanych jest jako UN 2811.

Jak odczytać znaczenie kodów alfanumerycznych?

Kody alfanumeryczne wskazują limity dotyczące maksymalnej ilości netto materiału zarówno na opakowanie wewnętrzne, jak również na opakowanie zewnętrzne. Jeżeli nadawca chciałby do przewozu skierować susbtancję, która klasyfikowana jest jako UN 2811, II GP, to musiałby respektować limity zgodne z kodem alfanumerycznym E4, tj. maksymalnie 1 g/1 ml na opakowanie wewnętrzne i 500 g/500 ml na opakownie zewnętrzne. Przekładając to na praktykę – w jednej sztuce przesyłki mogłoby się znaleźć maksymalnie 500 fiolek, gdzie w każdej z nich zawarte byłoby maksimum 1 g/1 ml substancji.

W Umowie ADR (przewozy drogowe) kody alfanumeryczne mają takie same znaczenie.

Obowiązki nadawcy

Nadawca realizujący wysyłkę powinien w sposób samodzielny określić, czy dana substancja lub mieszanina może być wysyłana jako „EQ”. Dodatkowo powinien przygotować przesyłkę w taki sposób, aby limity ilościowe wskazane kodem alfanumerycznym nie zostały przekroczone. W jego obowiązkach leży również oznakowanie sztuki przesyłki i przygotowanie kompletu dokumentacji.

Oznakowanie sztuk przesyłki

Sztuka przesyłki, która zawiera materiały zapakowane w ilościach wyłączonych powinna być zaopatrzona w znak:

Minimalne wymiary znaku powinny wynosić 10 cm x 10 cm. W miejsce „*” umieszcza się klasę lub podklasę (IATA DGR)/numer pierwszej lub pojedynczej najlepki ostrzegawczej (ADR), natomiast w miejsce „**” nazwę nadawcy lub odbiorcy, jeżeli nie została wskazana w innych miejscach sztuki przesyłki.

Dokumentacja

Przy realizowaniu przewozu na wyłączeniu „EQ” nie jest wymagana deklaracja DGD, ani pełny dokument przewozowy ADR. Nadawca zobowiązany jest jedynie do zrobienia odpowiedniego zapisu w dokumentacji towarzyszącej i wskazania ilości sztuk przesyłek kierowanych do przewozu (np. w polu zawartość w dokumencie kurierskim), np.:

Dangerous Goods in Excepted Quantities, 2 pcs

Towary niebezpieczne w ilościach wyłączonych, 2 sztuki

Konieczność wskazania ilości przewożonych sztuk przesyłki wynika z ograniczenia dotyczącego faktu, że liczba sztuk przesyłek w pojeździe lub kontenerze nie może być większa niż 1000.

Część firm kurierskich wymaga również podania numeru UN przewożonego materiału. Bazując na wcześniej podanym numerze UN zapis wyglądałby następująco:

Dangerous Goods in Excepted Quantities, UN 2811, 2 pcs

Towary niebezpieczne w ilościach wyłączonych, UN 2811, 2 sztuki

Dokumentacja dodatkowa

Pełne przygotowanie wysyłki to nie tylko i wyłącznie zapisy wynikające z przepisów dotyczących problematyki przewozu towarów niebezpiecznych. Dodatkowa dokumentacja będzie uzależniona od kraju do którego kierujemy naszą przesyłkę. Wśród dodatkowej dokumentacji możemy wyróżnić karty MSDS, oświadczenia dotyczące zawartości, faktury w określonym języku, kopie kontraktów zawartych pomiędzy firmami na podstawie których dochodzi do realizowania przesyłek niekomercyjnych, oświadczenie HV/LV, listy gwarancyjne, upoważnienie dla agencji celnej i wiele innych.

Korzyści wynikające ze stosowania wyłączenia „EQ”

Istotnymi aspektami przemawiającymi za stosowaniem tego wyłączenia są:

• większe możliwości w zakresie realizowania wysyłek substancji (nawet najbardziej restrykcyjne kraje i przewoźnicy przyjmują materiały zapakowane w ten sposób),
• zminimalizowanie kosztów związanych z realizacją wysyłek (mniejsze dopłaty w firmach kurierskich, opakowania stosowane do przewozu nie muszą być certyfikowane),
• oszczędność czasu związana z tym, że część dokumentów towaryszących wysyłce nie jest wymagana.

Czas realizacji

Czas realizacji przesyłki uzależniony jest od kraju do którego kierowana jest przesyłka. Najwięcej czasu pochłania zawsze odprawa celna. Średni czas realizacji wysyłki do Rosji to 5 – 7 dni, co widać na załączonym przykładzie: